La gestion du temps est un processus de planification et de contrôle du temps à consacrer à des activités spécifiques. Une bonne gestion du temps permet à une personne de réaliser davantage de choses en moins de temps, de réduire le stress et de réussir sa carrière.
Sommaire
Pourquoi gérer son temps ?
La capacité à gérer efficacement votre temps est importante. Une bonne gestion du temps entraîne une amélioration de l’efficacité et de la productivité, moins de stress et plus de réussite dans la vie. Voici quelques avantages d’une gestion efficace du temps :
1. Soulagement du stress
Le fait d’établir et de suivre un calendrier des tâches réduit l’anxiété. En cochant les éléments de votre liste de « choses à faire », vous pouvez constater que vous faites des progrès tangibles. Cela vous évite de vous sentir stressé et de vous inquiéter de savoir si les choses sont faites.
2. Plus de temps
Une bonne gestion du temps vous permet de consacrer plus de temps à votre vie quotidienne. Les personnes qui savent gérer efficacement leur temps apprécient de pouvoir consacrer plus de temps à leurs loisirs ou à d’autres activités personnelles.
3. Plus de possibilités
Une bonne gestion du temps permet de multiplier les opportunités et de réduire le temps perdu à des activités insignifiantes. De bonnes compétences en matière de gestion du temps sont des qualités essentielles que les employeurs recherchent. La capacité à établir des priorités et à planifier le travail est extrêmement importante pour toute organisation.
4. Capacité à atteindre des objectifs
Les personnes qui pratiquent une bonne gestion du temps sont en mesure de mieux atteindre les buts et les objectifs, et ce dans un délai plus court.
Liste de conseils pour une gestion efficace du temps
Après avoir examiné les avantages de la gestion du temps, voyons quelques moyens de gérer efficacement le temps :
1. Fixer correctement les objectifs
Fixer des objectifs réalisables et mesurables. Utilisez la méthode SMART pour fixer les objectifs. En substance, assurez-vous que les objectifs que vous fixez sont spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et opportuns.
2. Établissez des priorités judicieuses
Classer les tâches par ordre de priorité en fonction de leur importance et de leur urgence. Par exemple, examinez vos tâches quotidiennes et déterminez lesquelles le sont :
Importantes et urgentes : Effectuez ces tâches immédiatement.
Importantes mais pas urgentes : Décidez quand effectuer ces tâches.
Urgent mais pas important : Déléguez ces tâches si possible.
Pas urgent et pas important : Mettez ces tâches de côté pour les faire plus tard.
3. Fixez un délai pour l’accomplissement d’une tâche
Fixer des contraintes de temps pour l’accomplissement des tâches vous aide à être plus concentré et plus efficace. Faire le petit effort supplémentaire pour décider du temps à consacrer à chaque tâche peut également vous aider à reconnaître les problèmes potentiels avant qu’ils ne surviennent. Ainsi, vous pouvez planifier les mesures à prendre pour y faire face.
Par exemple, supposons que vous deviez rédiger cinq évaluations à temps pour une réunion. Cependant, vous vous rendez compte que vous ne pourrez en rédiger que quatre dans le temps qui vous reste avant la réunion. Si vous vous en rendez compte bien à l’avance, vous pouvez facilement déléguer la rédaction de l’une des évaluations à quelqu’un d’autre. Cependant, si vous n’aviez pas pris la peine de vérifier vos tâches à l’avance, vous auriez peut-être fini par ne réaliser votre problème de temps qu’une heure avant la réunion. À ce moment-là, il pourrait être beaucoup plus difficile de trouver quelqu’un à qui déléguer l’une des révisions, et plus difficile aussi pour lui d’intégrer la tâche dans sa journée.
4. Faites une pause entre les tâches
Lorsqu’on effectue beaucoup de tâches sans faire de pause, il est plus difficile de rester concentré et motivé. Prévoyez un temps d’arrêt entre les tâches pour vous vider la tête et vous rafraîchir. Envisagez de faire une courte sieste, de faire une petite promenade ou de méditer.
5. Organisez-vous
Utilisez votre calendrier pour une gestion du temps à plus long terme. Notez les dates limites des projets ou des tâches qui font partie de l’achèvement du projet global. Réfléchissez aux jours qu’il serait préférable de consacrer à des tâches spécifiques. Par exemple, vous pourriez devoir planifier une réunion pour discuter de la trésorerie un jour où vous savez que le directeur financier de l’entreprise est disponible. Plusieurs outils en ligne permettent d’établir un planning, c’est le cas de manatime.com.
6. Supprimer les tâches/activités non essentielles
Il est important de supprimer les activités ou les tâches excessives. Déterminez ce qui est important et ce qui mérite votre temps. En supprimant les tâches/activités non essentielles, vous libérez du temps que vous pouvez consacrer à des choses vraiment importantes.
7. Planifiez à l’avance
Assurez-vous de commencer chaque jour avec une idée claire de ce que vous devez faire – ce qui doit être fait CE JOUR-là. Prenez l’habitude, à la fin de chaque journée de travail, de rédiger votre liste de « choses à faire » pour la journée suivante. Ainsi, vous pourrez commencer à travailler dès le lendemain matin.
Conséquences d’une mauvaise gestion du temps
Examinons également les conséquences d’une mauvaise gestion du temps.
1. Mauvais déroulement des opérations
L’incapacité de planifier à l’avance et de s’en tenir aux objectifs est synonyme d’efficacité médiocre. Par exemple, s’il y a plusieurs tâches importantes à accomplir, un plan efficace consisterait à accomplir des tâches connexes ensemble ou de manière séquentielle. Cependant, si vous ne planifiez pas à l’avance, vous risquez de devoir faire des allers-retours ou des retours en arrière dans votre travail. Cela se traduit par une efficacité et une productivité réduites.
2. Le temps perdu
Une mauvaise gestion du temps entraîne une perte de temps. Par exemple, en parlant avec des amis sur les médias sociaux pendant que vous faites un travail, vous vous distrayez et vous perdez du temps.
3. Perte de contrôle
En ne sachant pas quelle est la prochaine tâche, vous souffrez de la perte de contrôle de votre vie. Cela peut contribuer à augmenter le niveau de stress et d’anxiété.
4. Mauvaise qualité du travail
Une mauvaise gestion du temps fait généralement souffrir la qualité de votre travail. Par exemple, le fait de devoir se précipiter pour terminer des tâches à la dernière minute compromet généralement la qualité. Aujourd’hui le télétravail étant privilégié pour des raisons sanitaires, il est devenu encore plus difficile de suivre les projets. Les managers peinent à avoir une bonne gestion d’une équipe à distance impactant directement la qualité des projets.
5. Mauvaise réputation
Si les clients ou votre employeur ne peuvent pas compter sur vous pour accomplir les tâches en temps voulu, leurs attentes et leur perception de vous en sont affectées. Si un client ne peut pas compter sur vous pour accomplir une tâche dans les délais, il est probable qu’il ira faire affaire ailleurs.
